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信息化时代下保存纸质档案的重要性

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信息化时代下保存纸质档案的重要性

发布日期:2020-03-12 作者: 点击:

档案是珍贵的历史记录,由于历史原因形成了以纸质作为主要载体的记录方式。随着计算机技术的发展,电子档案是使用范围越来越广,但是纸质档案的在信息化时代下仍具有它独特的作用和意义,广西档案管理对信息化时代下的纸质档案材料的价值加以阐释。

档案的真实性

档案生命力基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。受到纸质档案的载体的影响,如果更改档案信息,就会留下痕迹,纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档案信息化管理过程中,因为真实性在电子档案中难以确定,对于那些比较重要的文件档案,若利用电子文档,就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下,面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况,这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。

档案的信息安全性

因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足,与纸质档案比较起来,电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱,也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中,且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠,不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段,纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

利用价值

因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储,就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响,与纸质实体档案相比,有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境,对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说,为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境,则其有着可以超过百年甚至千年以上的长期寿命。

在档案信息化管理的过程中,档案管理人员要认识到档案管理的重要性,重视纸质档案的存在,充分了解纸质档案对于档案管理的意义,明白其真实可靠性以及稳定性是电子档案所不能替代的。虽然档案的信息化管理提高了电子档案的利用率,但是在信息化转变的过程中,档案管理人员要充分发挥电子档案以及纸质档案的优势,将二者互补,只有共同发展,才能确保档案利用得到最佳效果。


本文网址:http://www.gxxhgs.com/news/482.html

关键词:纸质档案的重要性,纸质档案数字化备份管理,纸质档案数字化的方法

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