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如何做好纸质档案数字化扫描工作(上)

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如何做好纸质档案数字化扫描工作(上)

发布日期:2020-10-28 作者: 点击:

随着社会信息化的飞速发展,大量信息以数字形式呈现,存储和传输。档案是国家的重要信息资源。数字档案资源系统的建立,是适应时代发展要求,满足各个领域广泛需求的档案工作的有力体现。

 

纸质档案的数字化主要是指使用专用设备(例如文件扫描仪)对纸质档案进行处理,需要一页一页一页,一年又一年的有序处理。在此,纸质文件的数字处理分为三个阶段:扫描之前,扫描期间和扫描之后。导言分阶段进行,并提出了一些具体的工作建议。

 

1)加工前的扫描阶段

 

此阶段是数字工作开始之前的准备阶段。这是工作的初始和关键阶段。此阶段的工作一旦完成,将为以后的工作打下良好的基础。准备的内容包括准备纸质文件,准备基础设施,准备人员以及改进相应的管理系统。

 

1.准备纸质档案。许多档案管理员具有强烈的工作热情和责任感,并希望尽快完成工作。这种想法是好的,但不能盲目地推进。在纸文件尚未准备好之前,请勿进入下一个阶段。档案的组织规则应在完成标准化的档案和组织后执行。如果纸张档案不合格,则进行数字扫描。一旦需要重新调整纸质档案,将不可避免地影响相应数字档案的调整。文件组织者必须能够在每个阶段掌握文件组织规则。组织工作包括确定归档和非归档,确定存储期限,正确排序文档页面,在正确位置进行正确页面编号,根据文件组织计划对档案进行排序以及涵盖的每个部分准确填写档案章节,全年对档案进行分类,并确保要进行数字处理的档案是完整,完整,真实,准确和标准化的。同时,应注意,某些档案需要删除装订,修剪页面并修复褪色。只有更改或损坏文件之类的工作才能进行数字处理。

 

2.基础设施的准备。纸质档案的数字化需要相应的设备和地点。数字处理站点应具有足够的空间和合理的布局。如果可能,它可以配备防火系统和安全系统,例如访问控制,防盗和视频监控。数字处理设备需要计算机,文件扫描仪,记录器和存储介质(例如磁带,磁盘,CD等)。条件单元可以配备服务器,备份设备,数码相机等,并且数字处理还需要相应的软件系统支持,例如操作系统,文件管理软件,扫描程序,刻录软件,备份软件,病毒检测软件等,以确保数字处理的安全性。

 

3.人员准备。文件数字化处理人员需要具有一定的计算机知识和文件管理知识。档案工作人员应积极向单位领导汇报工作进度和需要,制定良好的工作计划,确定工作形式(独立处理或业务外包),制定实施计划,建立档案数字化工作领导小组。人员要求责任坚强,细致,细致,能够严格控制质量,并实施数字处理的全过程管理。

 

4. 完善管理制度。科学,规范,可行的工作制度可以保证这项工作的顺利有序进行。纸质档案的数字处理涉及职位,场所,设备,数据和文件实体。要做好这项工作,应该从以下几个方面着手制定相应的制度,如《档案数字化管理办法》,《数字化工作流程》,《档案信息保密管理制度》,《档案详细规定》等。接受“数字档案”,“数字工作系统”和“设备管理系统”等。严格执行工作流程,以确保文件的安全性和工作的有机联系。

 

 

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关键词:纸质档案,纸质档案数字化,纸质档案数字化扫描

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