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如何做好纸质档案数字化扫描工作(下)

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如何做好纸质档案数字化扫描工作(下)

发布日期:2020-10-28 作者: 点击:

2)扫描处理阶段

 

这个阶段是纸质档案数字化处理进入实质性运作阶段,是实现纸质档案数字化高品质的关键阶段。扫描仪需要掌握某些操作技术和方法,并充分掌握合格图像的标准要求。

 

1.掌握标准要求。首先要做好工作标准,纸质文件的数字化处理也必须在标准和规范的指导下进行。不要降低标准以节省存储空间,也不要盲目提高标准,无论实际需要如何。具体标准应包括但不限于扫描全年存档的所有纸质文件。按文件排列顺序顺序扫描图像。每张纸文件都对应于扫描后形成的数字图像。每个文件图像的第*页应包含一个存档章节,每页具有正确的页码标识,每页上的图像应清晰,完整,并以正确的方向排列以符合阅读习惯,以保证图像的亮度应该适中,并且图像应尽可能反映文件的原始外观。

 

2.掌握操作方法。在没有全电子办公室的情况下,纸质文件的数字扫描任务非常艰巨。为了做好这项工作,操作员需要掌握某些扫描操作和图像处理技术。

 

扫描操作:文件扫描仪已连接到计算机,可以在安装驱动程序和扫描软件后使用。工作人员应该能够掌握和使用文件扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。扫描操作并不复杂,也就是说,将纸质文件放入扫描仪,进行扫描,然后将文件从扫描仪中取出。但是,要强调的是,您不应该急于扫描。扫描之前,必须判断并设置扫描方法,扫描颜色模式,扫描分辨率和图像存储格式。其依据是《纸质文件数字化标准》和《纸质文件数字化工作》中有关指南的要求。目前,市场上有平板扫描仪,辊式扫描仪,高架扫描仪等。应根据需要和文件的纸张质量进行选择。如果可能,请选择专业的非接触式文件扫描仪。在“纸张文件数字化规格”中建议使用扫描彩色模式。色彩模式通常与图像存储格式相关联。彩色图像通常以JPG格式存储。如果以TIFF格式存储,它将占用相对较大的空间。扫描分辨率是影响文件视觉效果的重要参数。规格规定*小为200dpi。要实现OCR识别,需要超过300dpi。确定以上参数后,微调亮度和对比度。

 

图像处理:需要扫描图像以在规格中尽可能反映文件的原始外观。但是,在扫描过程中,它会受到文件大小,纸张粗糙度,笔迹模糊,色彩不均匀等因素的影响,并且一次可能会扫描图像不完整并且出现过多的干点太大,不同的笔迹深度,发白和黑暗,图像倒置等质量问题。这些情况需要图像处理操作。通常,需要特殊的图像处理软件来实现此目的。通常,可以使用PS软件,并且有一些专业软件。文件扫描仪附带非常有用的图像处理软件,可以完成图像拼接,图像去污,修剪,旋转和校正等操作,以使图像完整,整洁和正确。

 

3)扫描处理阶段

 

扫描一批文件后,在移交给档案管理部门之前,还有一些工作要做,包括图像检查,数据对接检查,数据存储,数据传输等,每个工作依次完成。

 

1.图像检查。在使用数字档案时,将测试数字处理结果是否良好,但是随着处理工作的进行,您不能等到在使用过程中发现问题后再回去修改它们。就像工厂生产一样,您不能等别人发现问题。这会造成不利影响。检查员必须首先掌握纸质文件数字化处理的标准要求,然后才能参加检查。其次,检查人员必须认真负责。如果可能的话,应达到100%的检验标准,且*低检验标准不得低于10%。随机检查的内容必须达到100%通过率。一旦发现问题,应进行修改并进行处理。重新扫描的重新扫描,补充扫描的重新扫描以及检查范围应进一步扩大,然后进行检查和完善。

 

2.数据对接检查。当前,使用数字档案馆的方法基本上是通过目录检索数据。因此,目录是否与图像和数字副本一一对应也是检查的重要内容。检验率应为100%。如果发现任何问题,请进行修改和改进。

 

3.数据存储。在前两个步骤没有问题的前提下,可以离线存储数据。当前,建议使用一次写入CD作为存储介质。所存储的内容包括存档图像,目录数据,相关描述文件等,其存储结构包括图像。文档的命名方法应根据数字存档管理系统的设计模板来建立,相关的文档描述应尽可能完整,包括但不限于计划计划,人员登记表,数字处理文件登记表,数量统计表,质量检查表,编码描述文件,数据描述等,建立完整的项目档案元数据。

 

4.数据传输。这是扫描过程完成之前的内容。先前工作的结果已转移到档案管理部门。传输的内容由档案管理部门指定。转移过程包括转移之前的接受和移交程序。验收由档案管理部门完成。验收,如果验收合格,请继续执行下一个步骤,完成移交过程。如果验收不合格,则意味着在先前的工作中仍然存在问题,需要在传输数据之前进行纠正。双方盖章并确认移交程序后,表明工作已成功完成。

 

档案的数字化是当前和未来档案工作的重要内容之一。这项工作说起来容易,需要很多照顾和耐心,但是只要您掌握了特定的规格并积极总结工作经验,就可以很好地完成工作。



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关键词:纸质档案,纸质档案数字化,纸质档案数字化扫描

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