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纸质文件保存要求

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纸质文件保存要求

发布日期:2021-05-27 作者: 点击:

1.文件箱规格

文件盒的外形尺寸为长方形平行六面体,长310mm,宽220mm。厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm,也可根据需要设置其他尺寸和厚度。本规范按照国际公认的A4型(297mm)设计×210mm)的文件,可以以纸张格式放置,并且可以更方便地访问盒子中的文件。厚度允许不同的尺寸,以便于放置不同厚度的文件。

同一机构档案部门使用的档案箱,其厚度应相对统一,以便按延长计统计档案数量。根据放置方式的不同,文件盒可分为垂直和水平两种。之所以设计水平文件盒,是为了增加文件盒内文件与文件盒之间的接触面,避免文件垂直放置时发生弯曲和折断。从长远来看,横向文件盒更有利于文件保护。

然而,大多数现有的文件柜(架子)并没有为这种安排留下足够的空间。因此,在选择卧式文件箱时,还应考虑文件柜(架)的状况。为政府机关选择档案盒时,为了便于管理,确保档案盒上架后整齐美观,只能选择两种格式的档案盒中的一种。

2.文件盒盖

档案盒封面应使用全名或标准化缩写表示喜欢的名称(即备案单位名称),下方用双横线。制作文件盒时,可以先打印文件名。

3.文件箱岭工程

档案盒的书脊应根据不同的摆放方式设置在档案的书脊或底部,包括收藏编号、年份、存放期限、机构(问题)、起止部编号、箱号等。

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关键词:档案代管,档案托管,档案整理

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