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公司如何管理他们的档案?

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公司如何管理他们的档案?

发布日期:2021-06-15 作者: 点击:

档案管理承担着企业生产经营活动中组织和传递信息的任务。它具有很强的科学性和政治性,是企业日常经营管理中的一项重要任务。

1.文件管理

(1) 凡能准确反映公司各项经营活动的文件、资料、音像、报告,必须及时归档,确保完整。

(2) 文件管理员必须坚持文件随时归档制度,分类归档,做好收集、整理、归档、归档工作。

(3) 档案内容包括经营管理工作中形成的或公司自成立之日起每年发放的应归档的文件、资料。

2.文件档案管理

(1) 存档范围

1、行政综合类:含重要会议资料;制定内部法规和政策文件;组织机构变更、变更、大事记、年度报告等文件;发展计划、工作总结报告;政府机构发布的重要文件。

2.组织人员教育培训:员工变动表、花名册、教育培训卡。

(三)会计统计:政府主管部门发布的年度计划、统计报告、财务会计预算报告及其说明、各种季报、月报和有关文件。

4.质量管理:质量管理体系。

5.技术:有关产品和生产的技术文件。

6.销售大事记:公司大型销售活动大事记。

(2) 文件归档

1.每个文件的类型、文件数、页数应完整、完整。

2.归档文件中,每一份文件的正本和副本、印刷和定稿、报批和批准应分类在一起,不得分开。

3.不同年份的文件一般不允许一起归档,但多年的申请和批准应放在答复的归档年份;在请求的提交年度内不得提交答复;应将多年计划放在文件所针对的文件中。一年备案;跨年度总结将放在目标文件的一年,跨年度会议文件将包括在会议的年度文件中。

3.存档时间

公司经营管理活动中的各种合同和定期报告应按各自的期限及时移交总经理和人力资源部;其他各类档案,如音像档案、活动档案、工程档案等,由各部门临时保管。月底,他们将合并到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。

4.文件借阅与销毁

1) 借阅档案需按规定办理借阅手续,并在规定范围内进行核查。档案不得涂改、撕毁,并应及时归还。

2) 会计档案不得借阅。内部访问应经财务负责人批准。因国外单位特殊需要查阅有关会计档案时,应持公文并经公司领导批准。查阅会计档案时,不得将档案带出公司;如需摘抄,须经财务负责人批准。

3) 定期对档案进行鉴定,准确制定档案销毁清单,对失去保存价值的档案进行登记。经人力资源部负责人审核,报公司领导批准后销毁。销毁时必须有两人以上。参与并签署销毁清单。

广西档案管理

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关键词:档案,档案整理,广西档案整理

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